Como ser breve e objetivo na comunicação?

 

No dia a dia profissional, você já deve ter ouvido falar sobre a importância de ser conciso e breve em uma exposição.

Um profissional que fala de forma confusa geralmente não percebe que os outros têm dificuldade para compreendê-lo. Corre o risco de só começar a perceber quando suas ideias e projetos demoram para serem aceitos ou ainda quando seus colegas crescem e passam a ocupar cargos que também poderiam ser seus.

Dominar a comunicação em todos os níveis passou a ser indiscutivelmente uma necessidade para todos. Embora muitos ainda acreditem que falar bem seja um dom, a boa notícia é que esse “dom” na realidade é fruto do desenvolvimento de bons hábitos e treinamento contínuo.

Brevidade e clareza no falar e no escrever são motivos para elogios, uma vez que ocasionam a produtividade. O receptor da mensagem - chefia, colaboradores, equipe, cliente - valorizará muito aquele que é hábil em ir direto ao ponto e ser gentil na mensagem.

 

Seja breve:

Locuções informais, excessivas e deselegantes podem ser substituídas por verbos bem escritos e bem pronunciados. Em vez de "A gente vai fazer, a gente vai criar, a gente vai estar pensando", podem ser praticadas em alto e bom tom:

- Nós faremos (com a devida atenção à concordância);

- Nós criamos, nós criaremos;

- Nós estamos pensando, nós pensamos, nós pensaremos.

 

Um ótimo exercício:

Comece a resumir textos; a repensar áudios enviados, reduzindo o número de palavras. Ouça-se e leia-se diariamente.

 

Seja breve e específico:

Existe, em inglês, o acrônimo BRIEF – background, reason, information, end e follow-up (intenção, razão, informação, fim e sequência) – para ajudá-lo a não deixar nada de fora. É uma boa prática tanto para a comunicação escrita, quanto para a verbal, junto com os 7 Cs da comunicação: claro, conciso, concreto, correto, coerente, completo e cortês.

Selecione os argumentos importantes:

Para ser objetivo é preciso incluir apenas os argumentos mais relevantes, deixando de lado aqueles que considerar frágeis ou inconsistentes.

 

Não repita argumentos:

Por mais importante que seja o argumento, reprima o ímpeto de repeti-lo muitas vezes. Além de correr o risco de enfraquecer a linha de argumentação, você poderá ser visto como prolixo. Quando começamos a repetir aquilo que foi dito, o ouvinte perde o interesse.

 

Delimite o assunto:

De maneira geral, os assuntos são abrangentes e compostos de diversos aspectos. Por isso, para ser objetivo é importante que você saiba que aspecto é mais relevante para a exposição que deseja fazer. Fuja da prolixidade.

 

Escute e preste atenção:

Às vezes é muito fácil ficar imerso no seu próprio discurso e esquecer de que a comunicação envolve mais de uma pessoa. Escutar é um sinal de empatia e compreensão e, quanto mais entendidas as pessoas se sentem, mais abertas elas são. Dessa forma, fica muito mais fácil estabelecer um canal claro de comunicação e um ambiente agradável e propício ao diálogo.